Tark mees veebist aitab ühistujuhti

Kaasaegse ühistujuhi töövahendite hulka kuuluvad arvuti, internet ja üks korralikult töötav veebipõhine infosüsteem.

Ühistujuhid kurdavad sageli suure töökoormuse üle, ühistu liikmed jälle, et ei tea, mida juhatus teeb. Ja siis üllatab veel raamatupidaja, kelle arvuti kipub just vahetult enne arvete koostamist kokku jooksma. Neid probleeme aitaks leevendada veebipõhine infosüsteem, mis ei ole kallis ega keeruline, nagu sageli arvatakse.

Kust otsida?

Üsna põhjaliku nimekirja Eesti turul pakutavast majandustarkvarast leiab veebilehelt www.koov.ee. Tasuta demoversioone kasutades saab ülevaate programmide võimalustest ja iseenda suutlikkusest nendega tööd teha.

Kui programme proovida ja üksteisega võrrelda, võib selguda, et nii mõnigi muidu nutikas ja kallis üüriarvestusprogramm ei saa hakkama näiteks üldveest tarbitud veekoguse lahutamisega ja jaotamisega või lülitab kommunaalteenused automaatselt kaubaks, mida tuleb müüa läbi lao näidates ära laoseisud ja märkides neid kummaliste nimede alla kontoplaanides. Seetõttu tuleb mõnd osa üüriarvestuse kulude jaotamisest teha endiselt käsitsi või leiutada ise kallihinnalisele programmile nippe juurde.

Viimastel aastatel mitmed firmad uuendanud oma majandustarkvara võimaldades moodulite kaupa ise vajalik programm kokku panna (Merit Aktiva, Profit), seda rentida või järelmaksuga välja osta (Profit). Nimetatud programmid on head ja lihtsad töövahendid küll raamatupidajale, kuid ei rahulda siiski korteriühistute vajadusi.

Korteriühistu vajaks süsteemi, millest saaksid osa kõik ühistu liikmed olenemata sellest, millisel tasemel arvutikasutajad nad on. Seega peab olema programm ennekõike lihtsasti kasutatav ja töötama veebi keskkonnas. Hea, kui ühtsesse süsteemi oleks koondatud üüriarvestus, kodulehekülg ja raamatupidamine. Eesmärk pole ju osta seda, mida pakutakse, vaid ikka seda, mida vajatakse.

On´s sellist süsteemi üldse olemas?

Juba midagi on. Eelmise aasta lõpus ilmus korteriühistute huviorbiiti www.ky.dreamsoft.pri.ee, mis lubas arvete tegemist veebi keskkonnas ja täiesti tasuta. Programm osutus aga täiesti primitiivseks, mingit edasiarendust pole ma vahepeal märganud, kuigi nende kodulehe tiitelleht on endiselt paljulubav. AS Spin Tek´i üüri- ja rendiarvestuse tarkvara REENI (www.spin.ee/est) on korteriühistu vajadustele sobiv, kuid suhteliselt kallis (kuni 20 korteriga ühistule 5900 krooni), samas mitmete kasutajate hinnangul tehniliselt vananenud.

Nii hinna kui kasutamislihtsuse poolest oleks sobivad www.korteriyhistu.net ja www.yhistu24.ee. Mõlema puhul on huvitav see, et nende arendajad on ise korteriühistute juhatustes - seega asjatundjad.

Umbes aasta tagasi alustas Tarkvaralabor OÜ süsteemi korteriyhistu.net väljatöötamist soovides muuta korteriühistu tegevuse lihtsasti jälgitavaks. Programm valmib etapiviisiliselt. Hetkel on valmis elanike register, üüriarvestus ja dokumendihaldus, tulemas on raamatupidamine ja kodulehekülg.

Programmi suurimaks väärtuseks on ainulaadne kulude jaotamise süsteem, milles on püütud arvestada ka kõige keerulisemaid jaotusi, mida üks ühistu on suutnud välja mõelda. Sellist alam- ja ülemkulude süsteemi pole silma hakanud üheski teises üüriarvestuse programmis.

Häid omadusi on süsteemil veelgi. Nii näiteks trükitakse soovi korral arvele maksekorraldus ja näitude teatamise lipik, individuaalteade korteriomanikule või ühine teade kõigile. Oluline on ka kakskeelsus – programm on nii eesti kui venekeelne ning võimaldab valikuliselt trükkida arveid ka venekeelsetena, saata neid elektrooniliselt, nagu tänapäeval juba paljude firmade puhul üsna tavaline.

Näitusid saavad korteriühistu liikmed ka ise interneti kaudu sisestada. Samas pole neid vaja e-postist kokku koguda ja uuesti sisestada - programm lülitab need automaatselt üüriarvestusse, koostab arved ja kulude jaotuse risttabeli. Seda on mugav välja trükkida ja riputada ühistu teadetetahvlile.

Raamatupidajad ei pea oma harjunud raamatupidamisprogrammi kasutamisest loobuma, sest andmeid saab eksportida enamlevinud raamatupidamisprogrammidesse ning ka laekumisi ei pea ühekaupa sisestama, vaid võib kuu lõpu korraga pangast otse programmi tõsta. Küll aga saab raaamtupidaja lisavõimaluse koostada arveid spetsiaalselt korteriühistute vajadusi arvestades.

Seni Exceli tabeleid kasutanud ühistute raamatupidajad on pärast süsteemi praktilist katsetamist veendunud, et töö sujub märksa kiiremini ja lihtsamalt.Jääb ära ka ühistu juhtide ja raamatupidaja sehkendamine arvukate paberitega. Töö saab tehtud ka kodust eemal olles kasutades ükskõik millist internetiga arvutit.

Arendajad lubavad kasutada programmi kolm kuud täies mahus ja piiranguteta täiesti tasuta. Seejärel tuleb sõlmida leping. Teenuse hind sõltub korterite arvust ja on viis krooni korteri kohta kuus. Süsteemi kasutusele võtnud raamatupidamis- või haldusfirmad on tavaliselt lülitanud selle süsteemi kasutamise oma teenusepaki hinna sisse.

Tänaseks on korteriyhistu.net ka Eesti Korteriühistute Liidu lepingupartner ning kõik ELAMU sooduskaardi omanikud saavad teenuselt 5% allahindlust. Programmil on põhjalik kasutajajuhend, kuid juhised on ka programmilehekülgedel, n.-ö igal sammul. Oma küsimustele saab vastuseid ka foorumist või otse arendajatelt. Kodulehel saab end registreerida programmikoolitusele, mis on seni olnud tasuta.

Eelmisele programmile tõotab konkurentsi yhistu24.ee, mis reklaamib end samuti kui esimest efektiivset internetipõhist abimeest ühistu liikmetele, juhatusele, haldurile. Arendajate pingutused on suunatud inimesele, kes kaasaegses infoühiskonnas soovib saada ajakohast ning usaldusväärset teavet oma koduga seotud ühistu ja halduri tegevuse kohta – ka kodust eemal viibides või olles elamispinna välja üürinud. Programm on testimisjärgus ja selle kasutamine on tasuta. Juba detsembrist lubavad arendajad uusi lisavõimalusi. yhistu24.net soovib suunata arvete liikumine läbi portaali ning tulevikus lisada ka raamatupidamisprogramm. Testperioodi lõppedes peaks programmi kasutamise teenuse hind ühele ühistule jääma 50-200 krooni vahele.

Hetkel on yhistu24.ee-l valmis meeldivalt kujundatud ja väga lihtsalt täidetav koduehekülg. Tiitellehest kaugemale pääsemiseks peab teadma paroole. See piirab soovimatute inimeste pääsemise teie ühistu kodulehele ja on veebiprogrammide puhul üsna tavaline. Intranetis on teadetetahvel ja foorum, võimalik on üles riputada dokumente, sisestada arvestinäite, saata otse kodulehelt kirju registreeritud kasutajatele jne. Teated on teadetetahvlil niikaua, kui soovitakse. Kui teatud aja möödudes teadet ei kustutata, tõstetakse see arhiivi. Selline kodulehekülg katab kõige esmased vajadused ühistu omavaheliseks veebis suhtlemiseks.

Sooviksin julgustada kõiki, ka vanema generatsiooni ühistujuhte rohkem kasutama oma igapäevatöös arvuti ja interneti poolt pakutavaid võimalusi. Kui olete selle võimaluse avastanud, on hiljem raske ette kujutada, et kunagi mässasite pool kuud arvetega, tegite neid käsitsi, parandasite inimlikust eksitusest tekkinud vigu, raisati hunnitul hulgal paberit, aega, närve ja raha. Ja kõike seda lihtsalt teadmatusest, et tänapäevased lahendused on käeulatuses.

Sirje Veldi