Leht: 2009 Suvi
Mugav viis tasuta ja turvaliselt ühistu dokumentide jagamiseks korteriomanikele
Suurema osa ühistute üldkoosolekud on tänaseks juba toimunud. Enne koosolekut koostas juhatus koosolekul kinnitamiseks majandusaasta aruande ja järgmise aruandeaasta majanduskava. Ühistu liikmed pidid mõlemad dokumendid kaks nädalat enne koosolekut kätte saama. Loodetavasti on koosoleku toimumise järel ka protokoll vormistatud ja need korteriomanikele edastatud, sõltumata vormist – kas paberil või elektroonilise dokumendina või viitena elektroonilisele dokumendile.
Ühistu tegevuse käigus tekkivaid dokumente nagu põhikiri, koosolekute protokollid, aruanded jms säilitatakse tavaliselt dokumentide kaustas paberil, millele ühistu liikmetel igal hetkel ligipääsu ei ole. Tänapäeval on kõiki dokumente võimalik hallata ja säilitada ka elektrooniliselt, mis avardab oluliselt nendele ligipääsetavust. Kui osapooli on palju, sobib digitaalse dokumendihaldus. Allpool esitame mõned üldised põhimõtted.
Dokumendihalduse alused:
1. Kättesaadavus – millal? koheselt, tööajal või ööajal, aastaid hiljem.
2. Ligipääsetavus – kellel? õigused lugeda, muuta, kustutada.
3. Säilivus – kus? tagavarakoopiad erinevates asukohtades.
Rusikareeglid failihalduses:
1. Oluline metainfo kirjeldava ja jätkusuutliku failinime näol – pealkiri, autor, versioon, aeg, asukoht – “KÜ Meiekodu 2009 majanduskava projekt 0.1.doc”
2. Üks “õige” asukoht – peab kehtima eeldus – kui faili selles asukohas ei ole, siis teda ei ole olemas
3. Juurdepääsuõigused – 3 lihttaset – juurdepääs puudub, lugemine, kirjutamine
Andmeturbe alustalad:
1. Konfidentsiaalsus - Andmete kättesaadavus ainult selleks volitatud tarbijaile (isikutele või tehnilistele süsteemidele) ning kättesaamatus kõigile ülejäänutele.
2. Terviklus - Andmete päritolu autentsus ning volitamatute muutuste puudumine
3. Käideldavus - Kasutamiskõlblike andmete õigeaegne ja hõlbus kättesaadavus selleks volitatud tarbijaile (isikutele või tehnilistele vahenditele)
Töövahendi ehk dokumendihalduse keskkonna valikul peaks lähtuma kasutatavusest:
1. Kerge õppida
2. Efektiivne ja meeldiv kasutada
3. Kerge meelde tuletada
Järgnevalt kirjeldame ülal toodud põhimõtetele vastavat veebipõhist tarkvara www.korteriyhistu.net, kus korteriühistud saavad tasuta ja turvaliselt ühistu liikmetele ja teistele asjaosalistele dokumente jagada ja neid ka säilitada. Korteriyhistu.net võimaldab anda ligipääsu ühistu dokumentidele vastavalt inimese isikukoodile.
Keskkonna eelisteks võrreldes paljude teiste dokumendihaldust võimaldavate platvormidega on:
1. Kasutajate esmane identifitseerimine (autentimine) ID-kaardi või internetipanga vahendusel.
2. Isikukoodipõhine ligipääs, mistõttu puudub vajadus kasutajanimede ja paroolide haldamiseks.
3. Rollipõhine õiguste haldamine – igale isikule saab anda ligipääsu vastavalt tema rollile ühistus
Enne esmakordset korteriyhistu.net keskkonnas töö alustamist peab ühistu esindaja:
1. Registreeruma www.korteriyhistu.net kasutajaks.
2. Sisestama ühistu, maja(de) ja korterite (saab importida failist) andmed.
Kui ühistu andmed on sisestatud, siis näidatakse korteriomanikele või teistes rollides kasutajatele sisselogimisel ühistu ja oma korteriga seotud infot. Lisaks tekib automaatselt ligipääs ka ühistu dokumentidele. Sealjuures on oluline, et korteriomanike ja kõigi teiste andmetele ligipääsu vajavate isikute isikukoodid on sisestatud ja neile on valitud soovitud roll.
Näiteks saab laadida enne üldkoosolekut majanduskava projekti kõigile korteriomanikele lugemiseks kausta „Majanduskavad“. Vastava õigusega kasutaja saab valida avalehelt menüü Minu ühistu ja seejärel Dokumendid ning salvestada süsteemi eelnevalt koostatud dokumendi. Selleks peab:
1. Valima Uus dokument
2. Näitama dokumendi asukoha
3. Sisestama sobiva nimetuse
„ illustratsioon uus dokument“
Kuna korteriomanikel on kaustale vaid vaatamise õigus, siis keegi vastava volituseta isik dokumenti muuta ei saa. Piisab kui edastatakse sellekohane teade korteriomanikele. Seejärel saab korteriomanik:
1. Avada veebilehitsejal aadressi www.korteriyhistu.net
2. Logida sisse isikukoodi ja valitud püsiparooliga
3. Klõpsata menüüs „Dokumendid“
4. Valida kausta „Majanduskavad“
5. Avada dokumendi
„illustratsioon majanduskava“
Dokumendikausta saab töövahendina kasutada ka ühistu juhatus. Seega saab loobuda tööfailide vahetamisest e-mailiga ja laadida vajaliku taustainfo dokumendikausta „Juhatus“, millele pääseb standardseadistuse korral ligi vaid juhatuse liikme õigustes kasutaja.
Veebikeskkonnas www.korteriyhistu.net on üldandmete ja dokumentide hoidmine kõigile tasuta. Alustada saad koheselt ja igal ajal.
Ühistu tegevuse käigus tekkivaid dokumente nagu põhikiri, koosolekute protokollid, aruanded jms säilitatakse tavaliselt dokumentide kaustas paberil, millele ühistu liikmetel igal hetkel ligipääsu ei ole. Tänapäeval on kõiki dokumente võimalik hallata ja säilitada ka elektrooniliselt, mis avardab oluliselt nendele ligipääsetavust. Kui osapooli on palju, sobib digitaalse dokumendihaldus. Allpool esitame mõned üldised põhimõtted.
Dokumendihalduse alused:
1. Kättesaadavus – millal? koheselt, tööajal või ööajal, aastaid hiljem.
2. Ligipääsetavus – kellel? õigused lugeda, muuta, kustutada.
3. Säilivus – kus? tagavarakoopiad erinevates asukohtades.
Rusikareeglid failihalduses:
1. Oluline metainfo kirjeldava ja jätkusuutliku failinime näol – pealkiri, autor, versioon, aeg, asukoht – “KÜ Meiekodu 2009 majanduskava projekt 0.1.doc”
2. Üks “õige” asukoht – peab kehtima eeldus – kui faili selles asukohas ei ole, siis teda ei ole olemas
3. Juurdepääsuõigused – 3 lihttaset – juurdepääs puudub, lugemine, kirjutamine
Andmeturbe alustalad:
1. Konfidentsiaalsus - Andmete kättesaadavus ainult selleks volitatud tarbijaile (isikutele või tehnilistele süsteemidele) ning kättesaamatus kõigile ülejäänutele.
2. Terviklus - Andmete päritolu autentsus ning volitamatute muutuste puudumine
3. Käideldavus - Kasutamiskõlblike andmete õigeaegne ja hõlbus kättesaadavus selleks volitatud tarbijaile (isikutele või tehnilistele vahenditele)
Töövahendi ehk dokumendihalduse keskkonna valikul peaks lähtuma kasutatavusest:
1. Kerge õppida
2. Efektiivne ja meeldiv kasutada
3. Kerge meelde tuletada
Järgnevalt kirjeldame ülal toodud põhimõtetele vastavat veebipõhist tarkvara www.korteriyhistu.net, kus korteriühistud saavad tasuta ja turvaliselt ühistu liikmetele ja teistele asjaosalistele dokumente jagada ja neid ka säilitada. Korteriyhistu.net võimaldab anda ligipääsu ühistu dokumentidele vastavalt inimese isikukoodile.
Keskkonna eelisteks võrreldes paljude teiste dokumendihaldust võimaldavate platvormidega on:
1. Kasutajate esmane identifitseerimine (autentimine) ID-kaardi või internetipanga vahendusel.
2. Isikukoodipõhine ligipääs, mistõttu puudub vajadus kasutajanimede ja paroolide haldamiseks.
3. Rollipõhine õiguste haldamine – igale isikule saab anda ligipääsu vastavalt tema rollile ühistus
Enne esmakordset korteriyhistu.net keskkonnas töö alustamist peab ühistu esindaja:
1. Registreeruma www.korteriyhistu.net kasutajaks.
2. Sisestama ühistu, maja(de) ja korterite (saab importida failist) andmed.
Kui ühistu andmed on sisestatud, siis näidatakse korteriomanikele või teistes rollides kasutajatele sisselogimisel ühistu ja oma korteriga seotud infot. Lisaks tekib automaatselt ligipääs ka ühistu dokumentidele. Sealjuures on oluline, et korteriomanike ja kõigi teiste andmetele ligipääsu vajavate isikute isikukoodid on sisestatud ja neile on valitud soovitud roll.
Näiteks saab laadida enne üldkoosolekut majanduskava projekti kõigile korteriomanikele lugemiseks kausta „Majanduskavad“. Vastava õigusega kasutaja saab valida avalehelt menüü Minu ühistu ja seejärel Dokumendid ning salvestada süsteemi eelnevalt koostatud dokumendi. Selleks peab:
1. Valima Uus dokument
2. Näitama dokumendi asukoha
3. Sisestama sobiva nimetuse
„ illustratsioon uus dokument“
Kuna korteriomanikel on kaustale vaid vaatamise õigus, siis keegi vastava volituseta isik dokumenti muuta ei saa. Piisab kui edastatakse sellekohane teade korteriomanikele. Seejärel saab korteriomanik:
1. Avada veebilehitsejal aadressi www.korteriyhistu.net
2. Logida sisse isikukoodi ja valitud püsiparooliga
3. Klõpsata menüüs „Dokumendid“
4. Valida kausta „Majanduskavad“
5. Avada dokumendi
„illustratsioon majanduskava“
Dokumendikausta saab töövahendina kasutada ka ühistu juhatus. Seega saab loobuda tööfailide vahetamisest e-mailiga ja laadida vajaliku taustainfo dokumendikausta „Juhatus“, millele pääseb standardseadistuse korral ligi vaid juhatuse liikme õigustes kasutaja.
Veebikeskkonnas www.korteriyhistu.net on üldandmete ja dokumentide hoidmine kõigile tasuta. Alustada saad koheselt ja igal ajal.
Rain Eensaar
www.korteriyhistu.net
www.korteriyhistu.net